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实现医院财务系统中报销与预算结合的策略

时间:2021-10-27 09:49:54 浏览次数:

摘 要:随着信息技术在医院财务系统中广泛而深入的应用,财务管理的内容和方法也逐渐由传统单一的财务数据核算转变为财务数据的管理、分析和使用。虽然当前医院的财务系统能够提供较好的报销与预算信息查询和使用功能,但在满足两项工作内容结合开展的要求方面仍然存在较多的问题和不足。本文结合当前医院财务系统运行的实际情况,在对财务系统中实现报销与预算结合的重要性进行分析的基础上,就具体的实现路径和此过程中需要注意的问题加以明确,以促进财务系统中报销与预算工作的合理结合,优化财务管理工作。

关键词:财务系统;医院;报销与预算;信息化管理

随着信息化财务系统在医院财务管理中的应用,财务管理的内容、方式均得到了有效改善,并且有效地规范了财务管理工作的开展流程,实现了事前审批、事中控制、事后分析管理的统一,极大地提高了财务管理的有效性。在财务系统中实现报销与预算两项业务内容的结合逐渐成为一种趋势和要求,并且直接影响到医院财务管理的效率和效果。

一、财务系统中实现报销与预算结合的重要性

财务系统中实现报销与预算结合具有技术上的结合和操作上的结合两方面内涵,其中,技术上的结合是在整个医院财务系统框架内,实现报销系统与预算系统的对接、统一,实现数据信息方面的整合;操作上的结合是从财务管理的整体视角出发,对财务报销与财务预算工作进行联合,实现报销与预算的高效对接。从日常财务管理工作开展的实际来看,实现财务系统中报销与预算结合的重要性主要体现在以下三方面。

(一)优化财务报销方式

在较长的一段时期内,医院财务管理中的财务报销工作一直采用手工报销的方式。在报销过程中,报销人员要填写纸质单据,并交由各级领导审批,最终由财务人员对报销单据进行审核。虽然这种财务报销方式能够保证财务报销的规范性,但由于花费在报销单据填写、审批等方面的时间较长,且流程繁琐,财务报销工作效率十分低下,这种报销方式已难以适应医院财务管理工作开展的要求。而财务系统中报销与预算的结合,可以实现财务报销的信息化开展,报销单据的填写、审批均以网络系统的方式开展,不仅压缩了财务报销流程,同时也使财务报销的申请和审批方式更加便捷。

(二)提高财务预算管理的有效性

财务管理中的预算管理一般分为收入预算和支出预算,其中,收入预算由各临床科室提供工作量及次均费用,支出预算则是各科室和职能部门工作开展过程中支出的各种费用。通过财务系统中报销与预算的结合,可以实现医院物流、资金流和信息流的同步,从而使预算管理人员可以通过财务系统对物流、资金流进行实时的跟踪管理,并且能够对各科室的工作情况进行动态的跟踪了解,加强对支出预算方面的管理。此外,财务系统中报销与预算的结合能够促使预算管理的中心下移,减少预算管理的环节,实现预算管理信息的实时获取和管理。

(三)实现财务管理中报销与预算的统一

虽然财务报销与财务预算同属于财务管理范畴,并且二者之间存在内在的关联性,但受传统财务管理理念和方式的影响,医院往往借助报销系统与预算系统分离的信息化管理系统对财务报销和财务预算进行管理。其中,报销系统主要包括报销业务申请、报销业务审批、报销业务管理控制、财务处理以及资金支付等环节,具有报销业务查询、报销业务统计与综合分析等功能,虽然该系统能够为财务管理人员提供实时的费用发生和费用预算执行情况信息,但无法将这些信息直接导入财务预算系统中,造成医院财务系统中预算管理、报销管理、财务核算等模块相对孤立,形成信息孤岛,不利于财务管理工作的便捷开展。而通过实现财务系统中报销与预算的结合,可以消除这些信息孤島现象,使预算管理、报销管理真正统一起来,共同发挥对医院财务管理工作开展的积极促进作用。

二、在财务系统中实现报销与预算结合的路径

在财务系统中,报销与预算结合的实现除需要财务系统提供技术支持外,还需要医院各职能科室改变原有的报销与预算方式,而这些调整是实现报销与预算结合的决定性因素。就目前医院财务系统的运行来看,可以从以下几方面着手,实现报销与预算的真正结合。

(一)医院管理层要对职能科室进行明确分工

职能科室根据不同的定位在医院发挥着不同的管理作用,如医务科监管医院的医疗质量、规范医生的诊疗行为;科教科负责医院职工的进修、继续教育;办公室负责接待与协调工作;医学工程部负责医疗器械的采购与维修等。根据医院的管理需要,可以将职能科室分为办公室、医学工程部、总务科、医务科、科教科、护理部、院感办、财务科、人事科等。

(二)按科室职能对费用实行归口管理

对日常发生的费用按照职能科室工作范围进行归类,即归口管理。如招待费、差旅费(行政)、公务用车费等应归属于办公室;人员工资、五险一金、卫生津贴、高层次人次引进费等应归属于人事科;学术会务费、培训费、论文版面费、差旅费(非行政)、进修费等应归属于科教科;设备采购、维修维保、卫生材料费应归属于医学工程部;房屋及零星维修费、物业管理费、洗涤费、电费、天然气费、一般设备维修费应归属于总务科等。各归口科室按照工作范围对产生的费用进行管理。

(三)在系统中按照各归口科室上报的费用建立报销项目

加强归口科室管理,实现预算管理。按照各归口科室上报的费用项目建立报销项目,采用“科室+项目”的形式,如医学工程部上报CT维保费,可以直接设置“医学工程部—CT维保费”。此种设置清晰明了,在填报单据时只需要在本部门范围内查找,减少工作量。

(四)按照报销项目将预算金额录入系统,填制报销单,减少预算余额

每年初,归口科室根据下一年业务发生情况,按照报销项目上报预算,预算管理办公室将预算金额录入系统。实际费用发生时,归口科室填制报销单,在本科室上报的项目范围内选择。一旦报销单保存成功,系统自动减少预算余额。后台建立控制关系,一旦费用超过预算,报销单将无法保存。

(五)建立报销项目与会计科目的一一对应关系

为方便归口科室报销,费用项目一般情况下都是采用比较日常化、口语化的,且项目繁多。但归口科室填制报销单时一般将业务发生时间、事项、金额、供应商以及使用科室等填列非常详细,财务处理时完全可以提取这些信息,节省工作量。因此,需要将费用项目与会计明细科目一一对应。此操作步骤可以在excel中由财务人员设置好,由工程师批量导入。如差旅费对应单位管理费用差旅费。一次性设置,后期永续使用,能够保证正确性。

(六)设置凭证模板,生成凭证

后台对报销费用与会计科目一一设置后,只需在凭证设置模块根据需要对摘要、科目进行选择,后台会根据费用项目进行判断。制单时只需要按照单据号,生成凭证即可。减少人为判断带来的会计核算的不一致性。

三、实现财务系统中报销与预算结合需要注意的问题

财务系统中报销与预算的结合是医院为适应发展新形势而做出的必要性财务管理改革,其在具体的实现过程中会遇到相应的思想和行为阻力。因此,医院在探索实现该项改革内容的过程中,要注意采取必要的保障性措施,防范报销与预算结合过程中可能出现的风险,确保财务运行的稳定性。具体来说,医院要重点把控以下两方面工作。

(一)保证数据的精准性和完整性

数据是财务系统中的基本内容,是报销与预算工作开展的关键性参考信息。在财务系统运行过程中,一旦报销、预算项目数据录入系统,就会形成相应的数据条目,并且数据更改相对比较困难。因此,为确保财务管理中报销、预算工作所参考的数据的一致性,相关部门和人员要确保数据录入过程和结果的规范、准确,避免人为原因造成财务数据出现错误,导致报销与预算数据方面出现问题。同时,相关财务人员在报销与预算业务操作过程中,要对数据的真实性、准确性进行必要且严格的审查,一旦发现数据问题,即可将操作退回,并通知上一环节负责人及时分析数据,并提供可靠的信息。

(二)加强对相关人员的操作技能培训

实现报销与预算结合以后,原有的财务系统操作流程、内容和方法都会发生相应的变化,这就要求系统操作人员要改变自身的财务系统操作習惯,按照新的标准进行操作。同时,由于财务系统面向的除财务部门外,还有其他非财务类职能部门,这些部门的人员在财务系统操作技能方面并不熟练。因此,医院要在推行报销与预算结合的过程中,加强对相关人员的操作技能培训,使所有人都能够进行熟练的操作。

四、结语

实现财务系统中报销与预算结合是新形势下医院财务管理工作开展的要求和趋势,其不仅能够优化财务报销方式、提高财务预算管理有效性,还能够实现财务管理中报销与预算的统一,从而完善财务系统功能。当然,该功能的真正实现需要医院从技术和管理两个方面入手,并且需要采取相应的保障性措施确保报销与预算真正结合。

参考文献

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