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电子邮件出手,高效资产清查

时间:2021-10-25 09:54:20 浏览次数:

就快到年终岁尾,很多单位快要开始整理一年的财务报表、结算一年的盈亏或者统计单位目前的资产状况。这不,某单位的“资产清查”工作即将开始,总务处长老李正在整理各种表册。由于资产清查需要对单位各个部门的数据进行汇总,忙得他不可开交。正巧处员小张刚刚从网上学习了一种新颖的统计方法。他准备借《电脑爱好者》和大家分享一下“资产清查器”的制作。这个资产清查过程需要用到Access 2007,但是其操作却非常简单清楚,所以不熟悉这个软件的读者不要望而却步呦。闲言少叙,我们马上就开始吧!

Access 2007模板拿过来

打开Access 2007窗口,选中左侧“模板类型”下的“本地模板”,再选中窗口中的“资产”。在“文件名”下方的输入栏中键入要建立的数据库名称(见图1)。然后单击“浏览”,打开对话框选择模板要保存的位置,“确定”后再单击下方的“创建”按钮,就可以打开Access 2007看到我们要建立的“资产列表”了。

建立电子邮件数据表单

单击面板上方的“通过电子邮件收集数据”按钮(见图2),打开对话框单击“下一步”,选择将要发送给各部门填写的表单类型。这里的前提是单位统一安装了Outlook 2007,所以选择“HTML表单”比较方便。如果您选择的是“Microsoft Office InfoPath表单”,那么填写表单的电脑必须同时安装Outlook 2007和InfoPath 2007,这样可能增加了成本也增添了麻烦。

选择“HTML表单”之后单击“下一步”,开始指定要包含在电子邮件中的数据字段。选中“表中的字段”下的某个字段(见图3),单击“>”将其放入“要包含在电子邮件中的字段”,单击“>>”可以把“表中的字段”全部移到右边。另外,对话框右边的字段名称可以根据需要修改。例如将其中的“项目”修改为“设备名称”时,只需在“要包含在电子邮件中的字段”下选中“项目”,就可以在“要在电子邮件中的字段前显示的标签”里修改了。

自动添加电邮数据

单击第2步中对话框上的“下一步”按钮,选中对话框中的“自动处理答复并将数据添加到‘资产’”(“资产”是表的名称)。必要时可以单击“设置属性以控制答复的自动处理过程”,打开“使用电子邮件收集数据选项”对话框选中需要的复选项(见图4)。

电邮派发清查任务

以上操作完成后单击“下一步”按钮,就可以在对话框中指定电子邮件收件人了:第一种方法可以在Outlook中直接输入电子邮件地址,第二种方法需要事先在数据库字段中输入电子邮件地址。

选中“在Microsoft Office Outlook中输入电子邮件地址”单击“下一步”,根据需要在对话框中修改邮件主题和简介。完成之后单击“下一步”再单击“创建”,就可以看到邮件界面。在“收件人”里输入资产清查负责人的电子邮件地址,单击“发送”就可以了。

资产清查回复电邮

各部门负责资产清查负责人收到邮件以后,只需打开Outlook 2007“收件箱”,右击邮件选择快捷菜单中的“答复”,就可以打开邮件按提示填写表单了。其中涉及文本、日期、数值等多种数据,填写时请务必仔细阅读邮件中的说明,从而保证收集的数据准确无误。一个部门管理或使用的资产可能会很多,第一份邮件中的表单填写完成后,单击左上的“发送”按钮回复给总务处(见图5),然后再重复上面的操作填写第二、第三份。也可以将填写好的表单保存为“草稿”,待全部填写完成后再发送。

Access自动收集电邮数据

待各部门回复邮件之后,只需打开总务处的Outlook 2007接收邮件,所有数据邮件就会放入“收件箱”的“Access数据收集答复”文件夹,其中的数据会自动添加到“资产”数据库。此后打开数据库,就可以使用表和窗体查看数据或者将表中的数据复制到Excel。

小提示

电邮收集数据是Access 2007的新功能,数据库无须连网就可以远程采集数据,在学校收集学生个人信息,经销商汇总客户信息等领域具有广泛用途。