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公立医院自主采购全流程规范化管理的探索实践

时间:2021-10-26 11:36:21 浏览次数:

思想、互联网信息化技术与采购管理有机结合,深度探讨公立医院自主采购全流程规范化、高效化管理模式的构建路径。

一、自主采购現状分析

目前,公立医院自主采购主要包括医院设备、物资类项目、专项服务类项目及建设工程施工类项目等几大类,自主采购有序开展是确保公立医院日常运营的重要支柱,更关系到医疗质量及安全。近年来,随着公立医院自主采购规模和金额的不断扩大,公立医院自主采购在遴选、采购执行等方面,面临诸多管理困境。

(一)自采合规风险高、效率低

长久以来,合规与效率无法同时兼顾,致使公立医院自采呈现合规风险高、执行效率低的采购特点。整体来看,自采虽然给公立医院带来更多自主空间,但其在采购作业的流程、采购信息的透明、采购溯源的留痕等方面均存在合规安全隐患。一方面,由于公立医院自主采购工作涉及部门众多,采购物资及采购方式也极为多样,其采购流程设置及管理较为粗放,操作执行不规范,运行机制不完善等问题突出,缺乏与具体业务契合度高、且行之有效,安全合规的标准化流程管理,面临较高的合规风险。另一方面,传统自主采购模式,大多是线下开展,选标环节不够透明,且缺乏关键信息的留痕与记录,出现问题时难以追溯、查证。

与合规风险高相对的,是自采效率的低下。由于自采涉及部门众多,过程复杂,出于合规考虑,大多数公立医院的自采流程烦琐、冗长,监管环节多、审批时间长,极大程度上影响了采购速度、质量和效率的提升。

(二)采用不分、职能边界模糊

在今年6月国家卫健委与中医药局联合发布的《医疗机构医用耗材管理办法(试行)》中,已明确医用耗材采购相关事务由医用耗材管理部门实行统一管理。其他科室或者部门不得从事医用耗材的采购活动,不得使用非医用耗材管理部门采购供应的医用耗材。而在现有自采运作体系中,采购管理部门与临床使用科室信息脱节、职能边界模糊的问题突出。受限于临床专业学科知识,采购部门难以清晰掌握临床实际申购需求与具体产品参数,为确保临床工作的正常开展,临床科室在自采决策中往往起主导作用,甚至直接越权单独采购,给公立医院带来诸多不必要的安全隐患和政策违规风险。

二、全流程规范管理的实践探索

面对上述管理困境与挑战,我院广泛借鉴以往学者研究思路,率先探索公立医院自主采购“优采”模式,借助信息化管理工具,通过“明确组织结构、制定流程标准、即时移动办公”三大方面,构建“流程标准化、作业合规化、全程可溯化、执行高效化”的线上精益采购模式,充分解决采购使用分离模式与保障临床医疗质量的矛盾,确保全程公开透明,缩短招采时间,提高自采效率。

(一)优化组织形式,明确职能权限

采购执行部门:根据采购物资类型的不同,采购执行分为设备科、信息科、总务科、项目办四个部门,具体负责采购公告的发布、开标、启动线下谈判会、维护谈判记录、推荐中标、发布采购结果公告等工作内容。

采购评审部门:根据采购方式的不同,评审部门分为比选常委和谈价常委,分别负责比选及谈价标书的评选工作。

采购审核部门:同样根据采购方式的不同,审核部门主要分为招议标工作组及谈价工作组,分别负责比选及谈价中标结果的审核,二者审核无误后,监察做最终审核,监察审核无问题即可发布结果公告。

(二)标化采购流程,确保合规高效

根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、黔府办法〔2015〕46号《贵州省人民政府办公厅关于印发贵州省政府集中采购目录及限额标准的通知》、贵州省人民政府令第116号《贵州省工程建设项目招标范围和规模标准规定》、国家卫健委及中医药局联合发布的《医疗机构医用耗材管理办法(试行)》等文件的要求,进一步规范医院设备、物资类项目、专项服务类项目及建设工程施工类项目的自主采购行为,我院充分借鉴同行业优秀实践经验,建立标准化、合规化的采购流程,确保各环节有序推进、各司其职。

1.核心流程规范

建立明确的自主采购标准规范。所有低值医用耗材、单次或单台(套)金额在 5万(含5万)以下的物资设备及应用软件及其他无形资产、采购单次金额10万(含10万)以下的维护维修(设备及软件)和各种服务,均采取谈价的方式进行采购。

单次或单台(套)金额在5万以上30万以下(不含30万)的设备、采购单次金额10万以上及100万以下(不含100万)的维护维修(设备及软件)、预算金额在30万~50万(不含50万)的建设工程及维修、单次或单台(套)金额在5万以上30万以下(不含30万)的软件及其他无形资产和各种服务,均采取比选方式进行采购。

2.流程节点详述

(1)资质审核前置、高效专业。以往,医疗机构线下谈判会环节多、流程长,通常持续4-5个小时,耗费专家及相关工作人员大量时间精力,将审核报名供应商资质等事务性工作前置至正式开标前,事先将不符合资质要求供应商剔除的工作机制,不仅可有效缩短线下谈判会的时长,还可确保线下评审专家的主要精力放在采购核心指标的评选层面,有效提升线下评审效率。

(2)科室参数盲审、采用分离。按《医疗机构医用耗材管理办法(试行)》中的规定,其他科室或者部门不得从事医用耗材的采购活动。为深度契合政策要求,医疗机构可采用分段评标方式,即双信封制,临床科室仅负责技术参数盲审,对供应商名称、报价等数据对科室做不可见处理。专家则在科室评审的基础上开展进一步的综合性评审,让使用科室回归需求评定、采购人员专注采购本身,充分体现专业人做专业事,同时解决采购使用分离模式与保障临床医疗质量的矛盾,确保合规并满足临床使用。

(3)在线即时评标、全程留痕。基于全面业务及评标全程留痕考虑,医疗机构可借助移动信息技术手段,开展在线即时评标模式,确保评标结果全部留痕,实时可查。当出现中标供应商无法履约时,系统可自动调取投票结果,筛选候选供应商。在确保全程透明、公开的同时,减少暗箱操作的风险点,让医院自主采购更安全合规。

(4)经费精准管控、实时监管。经费管理一直是公立医院自采管控的重點,但传统的经费管理缺乏有效的事先控制,经费超支风险大、难以实现精准管控、烦琐低效。

这种低效更体现在科研类采购的经费管理层面。为重点解决科研类采购“金子管控难度大、采购报账难”等问题,医疗机构可根据实际业务开展情况,优化科研经费审批流程,实现招采管理与HRP项目经费卡的无缝对接,在申购时即对经费进行审核,审批通过则经费冻结、专款专用。有效规避因采购与支付环节脱钩导致的资金无法实时监管的问题,实现采购费用的实时、精准管控,从源头上防止超支。

3.全程追溯留痕

为确保采购全程的公开透明,打造全流程可溯化的采购体系,我院还依托信息化工具,在系统内对每个流程的关键节点,进行实时跟踪,保留各节点的操作时间、内容与账号,并对数据进行加密备份处理,保证历史数据可查可追溯。

(三)支持移动办公,提升采购效率

自采业务线长、流转节点多、即时响应低,是我院自采效率难以有效提升的关键。为改变这一现状,我院开创性的尝试移动办公模式,依托移动信息技术,为采购人员配备PAD设备,确保采购人员可随时随地在移动端响应采购各环节的操作需求,从而有效缩短了采购周期,实现采购效率的大幅提升。

三、结论与展望

基于上述自主采购“优采”模式的构建,公立医院初步搭建了跨部门、跨学科的精益化管理模式的采购工作职能团队,形成了“流程标准化、作业合规化、全程可溯化”的采购全链条精益管理体系,打破了传统各部门间管理脱节的缺陷,有效改善了自采效率与合规之间的矛盾,采用分离与保障临床医疗质量的矛盾,提高了自采效率。

在采购效率的提升方面,公立医院可根据采购物资种类的不同尝试更为丰富的采购方式。总务后勤类物资,医疗属性低,市场同质化高,可逐步与社会化采购方式接轨,简化采购流程,优化管理方式,实现采购效率与质量的双重提升。

而设备、低值耗材等采购产品的采购选择,一定要回归临床路径。未来,我院将探索依托第三方数据平台,建立支持产品检索、产品对比、市场调研等覆盖自主采购决策全场景的数据服务体系。通过数据的分析处理,在产品对比方面提供产品价格分级梯度、产品区域覆盖图、对标医院使用信息等数据支持,确保我院采购人员、使用科室可横向清晰了解同区域、同级医院每类耗材的平均价格水平及基本参数配置,规避临床采购风险,实现最优化科学采购。在市场调研方面,为采购人员提供产品参数及供应企业资质、经营情况等数据,便于采购人员全方位了解产品各项数据及采购渠道,提升采购效率。为采购决策提供全面、科学、有效的数据支撑,真正为公立医院自主采购“优采”模式的构建深度赋能。

(作者单位为贵州中医药大学第一附属医院)

法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等法律法规的陆续出台与逐步完善,各级公立医院都积极贯彻落实政策标准,不断加强医院自身内部采购的管控力度,规范招标采购行为,试图构建高效、合规、透明的采购管理体系。

关键词 公立医院 自主采购 规范管理