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黄彝仲的档案分类思想研究

时间:2021-10-26 11:55:56 浏览次数:

摘  要:本文分析了黄彝仲于1941年撰写的文华图专毕业论文《编制档案分类表之研究》,对其所提出的档案分类原则、档案分类表的体系结构、类号与类名的编制等进行了系统研究,总结了其档案分类思想及方法。

关键词:黄彝仲;档案分类;文华图专

Abstract: This paper analyzes Huang Yizhong"s graduation thesis Research on Compilation of Archives Classification Table in Boone Library School in 1941. It systematically studies the principles of archives classification, the system structure of archives classification table, the compilation of class numbers and class names, and summarizes his ideas and methods of archives classification.

Keywords: Huang Yizhong, Classification of Archives, Boone Library School

19世纪末至20世纪30年代,中国社会经历了数次政治上的变革,从清末的维新变法到辛亥革命及中华民国成立直至1928年国民政府成立,社会制度和政治体制发生了急剧的变化,但是政府行政未能与之相适应,行政制度因循守旧,奉行“人治”而疏于“法制”,行政效率低下。其中,作为行政管理核心要素之一的文档管理带有明显的“卷阀”残余,他们师徒相授、世代相袭,把持、操控文件的分类和保管,由于缺乏科学、统一的档案分类体系,在一个机关内除了他们,其他人对档案分类茫然无知,无从查卷,致使文书处理和档案管理无规可循、无法可依,严重影响了行政效率。黄彝仲与当时不少有识之士都认识到,要打击“卷阀”,首要需要制定和推行科学、公开的档案分类法,这也是黄彝仲选择档案分类作为其毕业论文选题的缘起。黄彝仲是私立武昌文华图书馆学专科学校(文华图专)档案管理科的第一届毕业生,1941年他在毛坤先生指导下撰写了毕业论文《编制档案分类表之研究》,他系统分析了欧美档案分类的方法和理论基础,指出了民国政府机关所采用的各种档案分类方法的利与弊,对档案分类表的结构及体例进行了研究[1]。本文主要以黄彝仲在其毕业论文中所体现的档案分类思想及方法为研究重点,从中也可一窥20世纪30-40年代民国档案分类的基本状况。

1 关于档案分类及对已有档案分类方法的剖析

黄彝仲对档案分类定义如下:“将保管之文卷,依其性质内容,分门别类,编组成一定合理之系统,便于捡取,查调,及管理,借以达成档案在行政上及历史上之作用。”他认为,“分类在档案处理中不可推翻之铁律”,其主要作用有二,一是“为管理严密合理”,另一是“为调用之便利敏速”。档案分类与档案管理其他环节有密切关联,档案缺乏系统分类或分类不合理,后续的编目、收藏、装订等工作都会遭遇困难。当时有人主张对档案不分类而直接将标题作为档案排列检查的工具,黄彝仲指出了这种做法的缺点:一是不能直接调卷,必须明确知晓所需档案的名称;二是编制档案标题目录并非易事,在编制时如果出现错误或不足,将来使用时就面临无法调用档案问题。

黄彝仲对机关内部4种常见的档案分类方式进行了归纳,并剖析了其对于档案整理及利用工作的利弊:(1)以一案为单位,把全案以及和它有相互关系的各个档案卷不管时间远近统统收集归至一起。黄彝仲认为这种做法“尚有可取之处”,因为这一做法对于检查阅览档案,以及档案的使用较为方便,调用一卷档案时,可以找到与之相关的全部档案案卷。(2)以机关单位的行政长官任期作为分类标准。将各个长官任期内经办的大小事宜所产生的案卷归于一类,各自形成独立的单位,便于长官工作的交接与汇报。虽然在机关档案管理中,便于工作交接是其中需要做到的一环,但是工作交接并非实行档案分类的主要原因,因此,黄彝仲评价此种做法为“无可取之处”。(3)将归档日期先后作为分类的依据。按照此种分类方法,在调取案卷时,必须事先知道归档日期或者是大致日期,才能查阅,否则就无法查获。这种方法乍看起来仿佛很有条理,但在实际运用时,需要调卷的人很少能够回忆起案卷的归档日期,而档案内容繁杂,数量众多,更加难以一一记起。这一做法就对档案的利用造成了困难,黄彝仲认为这一方法“缺点最多,应用最不便”。(4)以机关的内部组织机构及其职能为分类标准。黄彝仲认为这一做法在理论与应用方面均较为合理,与尊重档案原群的原则相符,但在以往的应用中,重视形式上的划分,疏于对档案的性质和内容的区分,有时在应用中太过于笼统,失去了分类本来的目的。

此外,黄彝仲还分析了机关档案分类在操作及管理方面的种种不规范、不科学之处:承袭旧的方法,杂乱无章;往往只顾及档案在某一方面的用途,而不重视档案在其他方面所必需的应用;采取不合适的符号来代表类目;管理人员大多喜欢使用编存簿,虽然按照类次登录,但其所分的类别广泛,没有连贯的系统,全靠管理人员主观记忆,名称也不一致。基于上述原因,黄彝仲认为,“要使档案趋于合理的首要之务是确定分类的系统,编制校样之分类表作为根据”。

2 关于档案分类原则的精辟论述

黄彝仲分析了档案分类所面临的复杂问题:首先,分类标准很难统一,不同机关之间职能各异、彼此之间的档案分类法无法通用;即使是同一性质、同一级别的机关,也因为施政情形不同而档案各异,分類也无法统一;其次,时局动荡,机关改组频繁、变化大,分类体系的稳定性难以保障;最后,分类详略如何衡定也是一个问题,太过详细则增加工作量,给管理带来不便,太过简略又使分类失去了价值。为此,黄彝仲对档案分类的原则进行了精辟的论述,他将其分为一般原则和特殊原则,一般原则是与图书等文献资料的分类可以通用的原则,特殊原则是根据档案本身的特性而区别于图书等文献资料分类的原则。

2.1 一般原则。即一般意义上的分类原则。分类是人类思维的一种本能和方法,黄彝仲分析了中外名家关于分类的观点,探讨其在档案管理中的作用和规律。他认为荀子所说的“同其所同,异其所异”是对分类最好的释义。此外,他援引了英国近代思想家赫胥黎(Shelley, Hey C)在其著作《大英博物馆:历史和珍宝》(《The British Museum:its history and treasures》)中关于分类的观点:(1)分类对象必须为某一连串(series)的事物在内,并且它们必须存在一些共同点才可以谈分类。(2)分类有实际分类和理想分类两种,有实际的事物以供区分,并将这些实际事物安排到一定位置的,称为实际分类;而并没有实际事物存在,依据想象加以区分的称为理想分类。(3)分类时必须将类似者置于一处,不同者置于他处。(4)分类的目的在于辅助记忆。所以类概念对于种概念应该是包含关系,而同级概念彼此间必须是相互排斥的。(5)分类在表示彼此间的关系概念以及概念间的关系时,有其自然的秩序,分类必须依照各种次序而组成一个完整的系统表[2]。黄彝仲认为,图书与档案在外形与内容两方面虽然都不相同,但是分类的基本原则实质上是一致的,赫胥黎对于分类原则的论述,不仅适用于图书、博物馆,而且适用于档案。

黄彝仲主张档案分类可借鉴图书分类方法。图书馆学在我国已经有了悠久的历史,在分类编目等各方面虽然观点存在差异,但是已经取得了相当的成绩。而档案学在当时还属于新兴的学科,创建时间不久,因此,凡是图书馆学的实际与理论能够通用的,应该尽量采用,借鉴图书馆学的实用方法,可以达到事半功倍的效果。黄彝仲进一步指出当时图书馆界的“图书分类三法则”是通用的,可作为档案分类的一般原则,即:(1)类似的法则(The law of likeness):同其所同,异其所异;(2)历史的法则(The law of history):接收过去,使无遗漏;(3)进化的法则(The law of evolution):开展未来,富余申编。

2.2 特殊原则。黄彝仲认为“档案分类中最重要,也是最能体现档案这一事物本质特征的分类原则是尊重档案群(Archieve Group)原则”。他引用了英国档案学家詹金逊(H.Jenkinson)关于“档案群(Archive Group)”的定义,即“某一完整独立,不受外力支配而能正式接收处理各方面事务的行政机构与其政务进行时所产生的一切群档案” [3]。在“尊重档案群”原则指导下,黄彝仲还吸收了约翰逊(Johnson, Charles)和斯蒂尔斯(C.C.Stiles)关于档案分类的观点,归纳了有关档案分类的3个基本要点:(1)务须保存档案之原群;(2)档案之原群未检验,原来关系了悉以前,不能遽然确定分类系统[4]。(3)不违背原行政组织,而需要适合于行政的使用。

黄彝仲认为苏联政府在20世纪初关于“档范”(fond,即全宗)的规定甚为详尽周密,“可视为档案分类特有原则之最好释义”,并对苏联的全宗原则进行了全面的分析。他清晰地阐述了“档范”“档源”这两个具有密切联系、与档案实体整理有关的概念:“某一机关、某一企业、某一军事单位,某一公共组织,组成某机构的执行部门在其活动过程中所产生的档料的整体称为‘档范’”,“所谓档范者即不许分散之谓”;“自此等机关、企业、军事单位、公共组织活动中产生并遗留保存下来的档料对于其机关而言,机关即为‘档源’(fonds origination)(即全宗的来源机关或立档单位),某机关附属机关的档案应为该机关档范的一部分”。成为独立的“档源”的条件是“有独立机构性或有独立运行权的机关、企业、军事单位、公共组织,其档料各为一独立的档源”。此外,他还对苏联政府关于机构改革中的新建、合并、分离等不同情形下全宗的划分问题进行了分析。

黄彝仲综合了上述英、美、苏等国有关“尊重档案群”或“档范”的理论思想,将档案分类的特殊原则归纳为“档案分类必须尊重档案产生之历史,不能紊乱其原来之系统”。档案分类法的制作首先要研究形成机关的历史及其职能,不能远离行政组织而只凭借个人想象脱离现实。一般原则与特殊原则相互抵触时,要遵从特殊原则。

3 关于档案分类表的设计

黄彝仲在其1941年文华图专档案管理科的毕业论文《编制档案分类表之研究》中以教育部、党政工作考核委员会、县政府三种不同性质和级别的机关为例,对档案分类表的结构和体例进行了研究。

3.1 类目体系的设置。黄彝仲认为,分类表的类级不宜过多,应根据机关组织大小而定。如果机关组织较大,掌管事务繁杂,而类级过少,分类简略,就不能包含全部的档案内容;相反,如果机关组织较小,掌管事务单纯,一味追求类级多而详细,又会导致小题大做,为管理和利用增添麻烦。一般情况下,类级划分为三级即可。第一级以机关组织为标准,用机关内部组织机构的名称命名。第二级以各机构的职掌为标准,参照行政事务的分类原理制定。第三级则视档案的性质进行细分。

各机关使用的各级类目名称各不一致,黄彝仲主张将名称统一为“类、纲、目、子目、细目”,他在文中列举了几个典型部门机关的档案分类方法。以教育部档案为例,根据其内部组织机构名称及职能分工划分为三级类目,第一级包括:总务司类、高等教育司类、普通教育司类、社会教育司类、蒙藏教育司类、参事司类、秘书处类共七大类;以第一级分类中的总务类为例,其下第二级划分为总类、印类、令类、私类、中类、社类、机类等十七纲;第三级则根据档案的内容和性质,以第二级的总类为例,其下进一步划分為总卷、接收移交、校缮、收发、人事等目。按照类似的以内部组织机构及职能的分类方法,黄彝仲还列举了党政工作考核委员会和县政府档案分类体系。

值得一提的是,黄彝仲1947年撰写出版的《档案管理之理论与实际》这本书对档案分类的研究主要以其毕业论文为基础,分类思想一以贯之,与其毕业论文相比,除了对教育部档案分类体系的划分更为系统、类名设置有所不同之外,其分类思想仍然以机关内部的组织机构及其职能作为主要依据,结合档案的内容和性质进行划分[5]。

3.2 类名的选择和规范。各机关组织差异大,档案内容广泛复杂、包罗万象、无所不有、名目繁多,这对类名的选择和拟定造成很大困难。黄彝仲建议搜集全国各机关团体及公司的现行档案分类法,将所有的类目加以选择、精审、订正、汇编成档案类目名词总册,依照类别排列,这对档案分类法的编制大有助益。关于类名的规范问题,黄彝仲认为,类目名词应当以“能充分反映档案内容”为原则,具体要求是:(1)名词应有一定的范畴,不可过于广泛。同一等级的类名,范围必须相当。例如,“教育”和“学校”不应该放在同一等级,因为“教育”的范围很大,包含“学校”。(2)类名用二三字的短词为佳,不宜太短或太长。太短如“水”“电”意义概念不够明确,太长则不够简练。(3)一类目有数词可采用时,应该选择其中最具体并且通用常见的词作为名称。

3.3 类号的编制。黄彝仲主张使用类目符号代替单一的汉字。符号具有组织单纯、书写方便、便于记忆、能够体现排列次序、表明类目等级与类目之间关系等诸多优点。档案分类号编制应简单明了、书写方便、容易增减,分类号的配置必须平均、轻重得当,某类所占的分类符号不宜过多或过少,应该与其重要程度相匹配。此外,他还具体分析了纯用文字代表符号、字与数混合使用以及纯用数字三种常见方式的利弊。他个人赞同使用数字,并在其前两位配有英文字母作为类号,这种方式既有示意性也便于排列次序。

3.4 细分表(复分表)和类目索引。黄彝仲借鉴了图书分类中的类目细分法编制档案的类目细分表(复分表)。档案依据机关组织进行分类后,再以时间、地域、语文(语言文字)、体裁为分类标准加以细分。细分的目的在于使档案的性质内容更加明确详尽,更加有利于档案的管理与应用。细分的符号应当放置于分类号之后,依次排列。

类目索引是将整个分类法的类目名称及其类号,用一定的方法排列成序,以便能由此索引,查悉某项目在原分类法中的位置。黄彝仲给出了索引编制的基本方法:编制索引表时,先将分类法中所有类目名称,各用一张卡片抄上,再将意义相同,但分类法中只用其中一种,以及分类法中并未采用,但管理者和查阅者可能查考的名目加入。同时,抄入各种参考说明等,依据一定排检法(普通多用四角号码)排列成序,然后再酌量增减分合。总目下的各個细目,可以依据字顺或者类次排列,然后抄正附于分类表。例如,“邮电”一词,在分类法中号码为158,对于意义相同的名称,分类法中只用其中一种,其他都应该尽量列入索引之中,所以电报也应该列入索引中,号码为158。

4 与民国其他学者档案分类思想的比较

档案分类是民国时期档案工作者和档案学者关注的焦点,程长源、何鲁成等都借鉴了当时的图书分类思想和方法,提出了各具特色的档案分类思想,黄彝仲关于档案分类的原理、标准、体系、规则及方法等方面与他们各有所异同。

4.1 与程长源(程式)“十进制分类法”的比较。二者最大的不同是类号编制的差异。程长源将美国学者杜威的十进分类法应用于档案分类,采用了十进制的编号体系。黄彝仲则认为此种方法“过于机械,不能自由伸缩”,主张采用数字前两位配有英文字母的编号体系。除此之外,二者都遵循了等级列举式的分类原理,即采用概念的层层划分与隶属,对档案进行分门别类的划分,类目体系以层累制方式次第展开,呈现族性特征。二者在分类标准方面都没有采用图书的学科知识分类标准,而是以内部组织机构及其职能活动为主要分类依据,如程长源以县政府的组织机构作为基本列类依据,而后再以职能活动所涉及的问题列项、列目,逐层细分,类目名称依次为“类、项、目、细目”。黄彝仲所编制的教育部档案分类表则依次命名为“类、纲、目、子目、细目”。

4.2 与何鲁成(何氏)全国统一分类法的比较。黄彝仲与何鲁成都将“实用性”作为档案分类表编制的出发点,两人都强调分类标准必须简明并前后一致,分类表可以随时扩充以及分类符号需要便于记忆、方便排列。

何鲁成设计了一个理想的全国统一分类表(含有分面分类思想),其分类表由四部分组成,分别是“依据地理分类”“依据机关分类”“依据文件性质分类”“依据档案性质分类”,各机关可以根据需要从中选择、互相配用,而通常以档案性质为第一级为妥,地理区域及文件性质作第二级[6]。黄彝仲则仅探讨某一类政府机关的档案分类体系及类表设置。另外,不同于黄彝仲主张纯数字的类号形式,何鲁成采用文字与数字混合式编号形式,第一级用文字,以下各级用数字,符号采用展开式,类项目符号之间以“-”相隔,以反映类项目之间的层级关系。

5 结语

综上所述,黄彝仲的档案分类思想具有如下特点:(1)视野广阔,兼收并蓄。黄彝仲不仅吸收了英、美关于尊重档案原群的思想,也借鉴了苏联的“档范”(全宗)理论,掌握了档案分类的基本规律,从来源角度认识到形成机关的历史、组织机构和职能对于档案分类的重要性。(2)注重档案分类的实用性。他将分类法作为一项应用技术,将实用性作为衡量这一技术合理性的最主要标准之一,贯穿于档案分类表的体系结构、类目设置、类级,以及分类号的选择等各个环节。(3)准确地认识图书与档案分类的共性和差异性。他不仅揭示了图书和档案管理的共性,将现代图书分类的技术和方法应用于档案分类实践,达到事半功倍的效果,也准确区分了档案与图书在本质上的差异性,提出了档案分类的特殊原则。(4)从其档案分类的指导原则、体例结构、分类规则及编号方法来看,体现了科学性和实用性的结合、逻辑严密性和灵活性的结合,已经具备了现代档案分类的水准。

参考文献:

[1]黄彝仲.编制档案分类表之研究[D].武汉:私立武昌文华图书馆学专科学校,1941.

[2]Shelley, Hey C.The British Museum : its history and treasures[M].Boston:L.C. Page & Co.,1911.

[3]Hilary Jenkinson. A Manual of Archive Administration (2nd  ed.).London: P.Lund, Humphries & Co, 1937.

[4]Johnson, Charles.The care of documents and management of archives [M].Society for Promoting Christian Knowledge,1919.

[5]黄彝仲.档案管理之理论与实际[M]//档案学通讯杂志社.档案学经典著作:第2卷.上海:上海世界图书出版社公司, 2013.

[6]何鲁成.档案管理与整理[M].长沙:商务印书馆,1938.

(作者单位:武汉大学信息管理学院档案与政务信息学系   来稿日期:2019-07-10)